Depozitare sigură
Documentele sunt păstrate în spații conforme, cu control permanent al temperaturii și umidității, sisteme anti-incendiu și acces restricționat.
Arhivare fizică pentru instituții publice din România
Arhivarea fizică asigură păstrarea în siguranță a documentelor, trasabilitatea actelor și conformitatea cu legislația. Oferim soluții complete: preluare, inventariere, ambalare, depozitare în spații conforme și acces rapid la documente.
Solicită ofertăCe înseamnă arhivarea fizică și de ce este importantă?
Arhivarea fizică reprezintă organizarea, inventarierea și depozitarea documentelor în spații amenajate și securizate. O arhivă administrată corect reduce timpul de căutare a documentelor, facilitează auditările și controalele, și protejează patrimoniul documentar al instituției.
Trasabilitate completă
Fiecare dosar este înregistrat și etichetat. Evidențe clare permit identificarea rapidă a oricărui document în orice moment.
Securitate 24/7
Supraveghere video continuă, control acces pe bază de card și monitorizare a condițiilor de mediu pentru protecția permanentă a arhivei.
Etapele procesului de arhivare fizică
Procesul este standardizat și documentat. Fiecare etapă este realizată conform normelor Arhivelor Naționale pentru a asigura calitatea și reproductibilitatea rezultatelor.
1
Preluare și transport
Ridicăm documentele de la sediul instituției, însoțite de documente de predare-primire. Ambalarea și transferul se fac cu grijă și în siguranță.
2
Inventariere și clasificare
Numerotăm, ordonăm și înregistrăm documentele în fișe de evidență. Stabilim fondurile, seriile și dosarele pentru identificare rapidă.
3
Ambalare și etichetare
Folosim cutii arhivistice standardizate și etichete clare. Trasabilitatea completă este asigurată prin etichete și registre digitale.
4
Depozitare conformă
Depozite cu control de temperatură și umiditate, sisteme anti-incendiu și supraveghere 24/7. Accesul este limitat și înregistrat.
5
Acces și emitere documente
Livrăm documentele solicitate în 24–48h conform SLA (Service Level Agreement). Istoricul emiterilor este păstrat pentru audit și trasabilitate.
6
Selecționare la termen
La expirarea termenelor legale, gestionăm selecționarea și, după caz, eliminarea documentelor, conform procedurilor în vigoare.
Conformitate și securitate
Serviciile noastre respectă cadrul legal și standardele internaționale pentru calitate și securitatea informației. Infrastructura și procedurile sunt auditate periodic.
Legea 135/2007
Norme ADR / ANR
GDPR
ISO 9001
ISO 27001
Beneficiile arhivării fizice cu Sidra
- Conformitate legală garantată și reducerea riscurilor de sancțiuni.
- Trasabilitate completă și evidențe clare pentru audit și control.
- Acces rapid la documente pe baza SLA (Service Level Agreement) 24–48h.
- Optimizarea costurilor și eliberarea spațiului din birouri.
- Protecție continuă a arhivei: monitorizare climă, antiefracție, anti-incendiu.
- Proces standardizat și repetabil, cu rapoarte periodice.
Cui se adresează
Serviciile noastre sunt destinate tuturor instituțiilor publice cu obligații de păstrare a documentelor în format fizic.
Primării și consilii locale
Arhive administrative, contracte, hotărâri și registre gestionate coerent și sigur.
Consilii județene
Documente de patrimoniu, evidențe județene și arhive istorice protejate.
Instituții educaționale / inspectorate
Arhivarea cataloagelor, diplomelor, actelor școlare și registrelor asociate.
Spitale și Direcții de Sănătate Publică
Documente medicale și administrative, păstrate conform normelor și termenelor legale.
Întrebări frecvente
Durata depinde de tipul documentelor și este stabilită prin lege. Putem oferi consultanță pentru definirea termenelor corecte și a nomenclatoarelor de arhivă.
În baza unui SLA (Service Level Agreement), solicitarea se procesează și documentul este livrat în 24–48h. Toate emiterile sunt înregistrate.
Realizăm selecționarea și, după caz, eliminarea documentelor, conform procedurilor legale, cu procese transparente și certificate.
Simplificați gestionarea arhivei instituției
Contactați echipa Sidra Document Services pentru o ofertă adaptată volumului și nevoilor instituției dvs.