Inventariere arhivă și Registratură pentru instituții publice
Organizăm documentele instituției conform normelor arhivistice și implementăm registratura pentru fluxurile curente. Evidență completă, trasabilitate și acces rapid la documente.
Solicită ofertăCe înseamnă inventarierea arhivei?
Inventarierea înseamnă identificarea, ordonarea și descrierea documentelor pe fonduri, serii și dosare, cu înscrierea în instrumente de evidență. Rezultatul: localizare rapidă, trasabilitate totală și conformitate.
Ce livrăm concret
- Nomenclator arhivistic complet și actualizat (fonduri, serii, dosare)
- Fișe de evidență pentru fiecare dosar (intervale, creator, volum)
- Registru de inventar cu poziții, perioade și termene de păstrare
- Etichetare standardizată (cod de localizare, seriile și numerele)
- Situații recapitulative pe fond/serie, rapoarte PDF/CSV
- Recomandări de selecționare la termen & plan de lucru
Beneficii imediate
- Reducere a timpului de căutare sub 2–3 minute pe dosar
- Trasabilitate la nivel de cutie / dosar / poziție
- Pregătire ideală pentru digitizare ulterioară
- Suport pentru audit și verificări
Politici & termene de păstrare
Stabilim împreună termenele legale și intervalele de selecționare, plus reguli pentru reconstituirea dosarelor lipsă și corectarea inconsecvențelor. Livrăm un plan etapizat de completare a golurilor.
- Mapare tipuri de documente → termene
- Procedură de selecționare & procese-verbale
- Model de raport lunar de progres
Ce înseamnă registratura?
Registratura administrează documentele curente: înregistrare, repartizare, urmărire și emitere. Implementăm registratură fizică și/sau digitală, cu număr unic, fluxuri, termene și rapoarte — integrată cu arhiva digitală.
Registru intrări–ieșiri
- Număr unic, serie/an, dată, expeditor/destinatar
- Obiect, anexă, canal (poștă, e-mail, depunere)
- Autogenerare număr & cod bare (opțional)
Repartizare & rezoluții
- Trimitere către compartimente/responsabili
- Rezoluții: aprobare, informare, executare
- Termene & notificări la depășire
Emitere documente
- Adeverințe, copii conforme, răspunsuri
- Jurnalizare acțiuni și trasabilitate
- Șabloane și registre de ieșire
Integrare cu arhiva digitală
- Scanare și atașare document → fișă registru
- Căutare după număr, expeditor, obiect, intervale
- Link direct de deschidere a documentului
- Drepturi pe roluri; vizualizare/descărcare controlate
- Rapoarte operative + export CSV/PDF
Etapele serviciului
Audit & planificare
Analizăm volumele, registrele existente și definim nomenclatorul, formularele și calendarul.
Inventariere arhivă
Ordonăm documentele, completăm fișe, registre și etichetăm pentru identificare rapidă.
Implementare registratură
Proceduri de înregistrare, repartizare și emitere; configurăm registre fizice/digitale.
Instruire & pilot
Instruim utilizatorii și rulăm o perioadă pilot pentru ajustări.
Operare & suport
Asigurăm rapoarte periodice, suport și selecționare la termen.
Ce obține instituția
- Trasabilitate totală a documentelor
- Acces rapid la evidențe și dosare
- Conformitate cu normele arhivistice și GDPR
- Reducerea timpilor de căutare și a erorilor
- Rapoarte manageriale și bază pentru digitalizare
Exemple de utilizare
Primării
Registru intrări–ieșiri, hotărâri, dispoziții, corespondență, emitere adeverințe.
Consilii județene
Evidențe dosare patrimoniu, contracte, raportări între direcții.
Instituții educaționale
Registru documente școlare, dosare elevi/personal, emitere adeverințe.
Sănătate
Registratură corespondență, dosare administrative și medicale.
Întrebări frecvente
Puneți ordine în arhivă și fluxuri
Trimiteți-ne detalii despre volume, tipuri de documente și registrele utilizate. Revenim cu un plan etapizat și ofertă clară.