O arhivă bine organizată începe în momentul în care este creat un document
Atunci când se vorbește despre arhivare, atenția este îndreptată, de cele mai multe ori, către etapa finală: constituirea dosarelor, inventarierea sau păstrarea documentelor. În realitate, calitatea unei arhive depinde de modul în care documentele sunt întocmite și gestionate încă din prima zi. Fiecare document emis sau primit de o instituție ori companie intră într-un circuit administrativ care trebuie să respecte reguli clare. Dacă aceste reguli nu sunt aplicate încă de la început, apar dificultăți în identificarea documentelor, dosare incomplete și întârzieri în activitatea curentă.
De aceea, creatorii de documente au un rol esențial în construirea unei arhive corecte și eficiente.
Cine sunt creatorii de documente?
Creatorii de documente sunt persoanele sau compartimentele care redactează, emit, primesc sau gestionează documente în desfășurarea activității unei organizații.
În această categorie pot intra:
- compartimentele de specialitate;
- secretariatul și registratura;
- serviciile financiar-contabile;
- compartimentele de resurse umane;
- conducerea instituției sau societății;
- orice angajat care întocmește documente în exercitarea atribuțiilor sale
De ce sunt importante responsabilitățile creatorilor de documente?
Dacă un document este întocmit incomplet, nu este înregistrat corespunzător sau nu este clasat în dosarul potrivit, aceste probleme vor afecta întregul proces de administrare a informațiilor.
Respectarea responsabilităților încă din faza inițială conduce la:
- o evidență clară a documentelor;
- reducerea riscului de pierdere a informațiilor;
- constituirea corectă a dosarelor;
- identificarea rapidă a documentelor;
- respectarea obligațiilor legale privind arhivarea.
Greșeli frecvente
În activitatea curentă sunt întâlnite frecvent următoarele situații:
- documente păstrate în birouri mai mult decât este necesar;
- lipsa înregistrării unor documente;
- clasarea documentelor în dosare greșite;
- lipsa unor anexe sau documente justificative;
- utilizarea unor denumiri diferite pentru aceeași categorie de documente.
Responsabilitatea pentru o arhivă bine organizată nu aparține exclusiv compartimentului de arhivă. Ea începe în fiecare birou în care sunt create sau gestionate documente. Stabilirea unor proceduri clare și instruirea periodică a personalului contribuie semnificativ la reducerea erorilor și la eficientizarea activității. O arhivă eficientă este rezultatul colaborării tuturor compartimentelor unei organizații.