De ce nu trebuie păstrate toate documentele la nesfârșit?
Pe parcursul activității unei organizații se acumulează un volum tot mai mare de documente. Contracte, facturi, corespondență, documente administrative, documente financiar-contabile și alte înscrisuri ocupă, în timp, spațiu considerabil. Deși pare o soluție sigură, păstrarea tuturor documentelor, pe termen nelimitat poate transforma arhiva într-un spațiu greu de gestionat și poate îngreuna identificarea documentelor importante.
Aici intervine selecționarea documentelor din arhivă.
Ce este selecționarea documentelor?
Selecționarea reprezintă procesul prin care sunt analizate documentele și se stabilește care dintre acestea trebuie păstrate în continuare și care pot fi eliminate, în condițiile și prin procedurile prevăzute de legislația arhivistică aplicabilă.
Procesul trebuie să țină cont de:
- categoria documentului;
- termenul de păstrare;
- importanța documentului;
- valoarea sa practică;
- eventualul caracter permanent;
- regulile arhivistice aplicabile.
Rolul nomenclatorului arhivistic
Nomenclatorul arhivistic reprezintă unul dintre instrumentele importante pentru organizarea documentelor. Acesta stabilește categoriile de documente și termenele de păstrare corespunzătoare.
Prin raportarea la nomenclator, organizația poate identifica mai ușor:
- ce tip de documente are;
- în ce categorie se încadrează;
- cât timp trebuie păstrate;
- ce documente trebuie păstrate permanent;
- ce documente pot intra în procesul de selecționare după expirarea termenului.
Cum se desfășoară procesul?
În practică, procesul presupune mai multe etape.
- Identificarea documentelor
- Verificarea încadrării
- Analiza documentelor
- Întocmirea documentației
- Aprobarea și efectuarea eliminării
Ce riscuri apar în cazul unei selecționări incorecte?
O selecționare realizată fără respectarea regulilor poate genera:
- pierderea unor documente importante;
- imposibilitatea dovedirii anumitor situații;
- dificultăți în cadrul unor verificări;
- probleme administrative;
- încălcarea obligațiilor arhivistice;
- dificultăți în reconstruirea unor informații din trecut.
Selecționarea documentelor din arhivă este o activitate importantă pentru menținerea unei arhive organizate și eficiente.
Sidra Leg oferă servicii profesionale de arhivare și sprijină organizațiile în analiza, organizarea și selecționarea documentelor, în conformitate cu cerințele arhivistice aplicabile.