Arhivare digitală pentru instituții publice din România
Transformăm arhivele pe hârtie în arhive digitale sigure și ușor de folosit. Scanăm documentele, aplicăm OCR (Optical Character Recognition), indexăm cu metadate și le stocăm în platforme securizate, cu acces pe roluri și trasabilitate completă.
Solicită ofertăCe înseamnă arhivarea digitală și de ce este importantă?
Arhivarea digitală (numită și arhivare electronică) este conversia, organizarea și păstrarea documentelor în format digital, cu reguli de acces, căutare și securitate. Obțineți acces rapid la informație, reduceți dependența de hârtie și asigurați conformitatea legală.
Căutare full-text
OCR (Optical Character Recognition) avansat și filtre pe metadate (dosar, dată, departament) pentru a identifica documentul în secunde.
Acces pe roluri
Drepturi diferențiate pentru utilizatori și departamente, cu jurnalizare a accesului și acțiunilor.
Securitate & conformitate
Criptare, back-up, politici de retenție și loguri. Respectarea cadrului legal și a politicilor GDPR.
Etapele procesului de arhivare digitală
Audit & preluare
Estimăm volume, definim nomenclatorul de indexare, regulile de securitate și calendarul de lucru.
Pregătire & scanare
Dezagrafare, ordonare, calibrare; scanare A4/A3, color/alb-negru, controlul calității pe eșantion și integral.
OCR (Optical Character Recognition) & îmbunătățire imagini
Aliniere automată a paginii (deskew), eliminare de impurități (despeckle), recunoaștere optică a textului și extragere zonală a câmpurilor cheie.
Indexare & metadate
Fond, serie, număr dosar, perioadă, departament – reguli de validare și denumire.
Livrare & încărcare
Încărcare în platforma securizată (cloud sau on-prem), cu drepturi pe roluri și trasee de aprobare.
Mentenanță & suport
Back-up, test restaurare, monitorizare utilizare, instruire utilizatori și SLA.
Funcționalități esențiale
OCR (Optical Character Recognition) & căutare în conținut
- Căutare full-text și filtrare combinată (metadate + perioade)
- Recunoaștere diacritice, corecții auto pentru imagini
- Export rezultate și linkuri directe către document
Control acces & trasabilitate
- Drepturi pe roluri/grupuri; vizualizare, descărcare, emitere
- Jurnalizare completă a accesului și acțiunilor
- Politici de aprobare pentru emiterea documentelor
Integrare & interoperabilitate
- Registratură, DMS sau aplicații interne
- Import/Export controlat; API la cerere
- Fluxuri de lucru standardizate
Securitate, conformitate, opțiuni de găzduire
Securitate
- Criptare în tranzit și la rest
- Backup automat și verificări periodice
- Autentificare + politici de parolă/SSO (la cerere)
Conformitate
- Legea 135/2007 – arhivare în formă electronică
- GDPR – principii de minimizare, drepturi acces
- Proceduri și loguri pentru audit
Găzduire
- Cloud (centru date UE) sau On-Premise în rețeaua instituției
- Plan de recuperare în caz de dezastru (DR)
- Scalare pe măsura volumelor
Performanță și exemple de utilizare
Registratură & fluxuri interne
Documentele intrate/ieșite sunt încărcate automat, indexate și legate de dosare. Căutarea și raportarea se fac în câteva click-uri.
Achiziții & contracte
Filtre pe furnizor, sumă, perioadă, număr contract/act adițional; istoric și alertare la termene care expiră.
Întrebări frecvente
Simplificați gestionarea arhivei digitale
Trimiteți-ne câteva detalii despre volum, tipuri de documente și numărul de utilizatori. Revenim cu un plan de implementare și o ofertă adaptată.