Arhivarea fizică a documentelor – de ce este esențială pentru orice organizație
Într-o lume în care digitalizarea câștigă teren, arhivarea fizică a documentelor rămâne un element-cheie pentru companii, instituții publice și organizații. De ce? Pentru că există acte care, prin natura lor, trebuie păstrate în original pe termen lung și care pot avea valoare juridică, istorică sau administrativă.
Ce înseamnă arhivarea fizică?
Arhivarea fizică presupune organizarea, depozitarea și păstrarea documentelor tipărite, conform unor reguli și proceduri clare. Acest proces asigură atât securitatea informațiilor, cât și accesul facil atunci când este nevoie de ele.
Documentele pot include:
contracte, facturi și documente contabile;
dosare de personal și acte administrative;
registre oficiale și documente notariale;
planuri, schițe sau documentații tehnice;
arhive cu valoare istorică sau culturală.
De ce este importantă arhivarea fizică?
Respectarea legislației – în România, Legea Arhivelor Naționale și reglementările fiscale prevăd termene clare de păstrare pentru diferite tipuri de documente (5, 10 sau chiar 50 de ani).
Siguranța informațiilor – documentele originale pot fi solicitate în instanță sau de către autorități. O arhivă bine organizată previne pierderile sau deteriorarea lor.
Acces rapid și eficient – cu un sistem de arhivare structurat, timpul de căutare a unui document scade semnificativ.
Protecție împotriva riscurilor – arhivele profesionale sunt păstrate în spații sigure, cu control al temperaturii și umidității, dar și cu protecție împotriva incendiilor sau inundațiilor.
Cum se realizează corect arhivarea fizică?
Procesul implică mai multe etape esențiale:
Inventarierea documentelor – identificarea și clasificarea lor.
Sortarea și etichetarea – fiecare dosar trebuie organizat cronologic și marcat corespunzător.
Depozitarea în spații specializate – rafturi metalice, cutii de arhivare, dosare cu protecție.
Acces controlat și monitorizat – doar personalul autorizat poate consulta documentele.
Servicii de transport și externalizare – companiile specializate pot prelua întreaga arhivă, reducând astfel costurile și riscurile interne.
Arhivare fizică și digitală – un duo eficient
Deși digitalizarea aduce rapiditate și ușurință în gestionarea informațiilor, arhivarea fizică rămâne obligatorie pentru documentele originale. O strategie completă de management al documentelor combină arhivarea fizică cu soluții moderne de arhivare digitală, pentru a oferi atât securitate, cât și acces instantaneu la informații.
Concluzie
Arhivarea fizică a documentelor nu este doar o formalitate, ci o investiție în siguranța și eficiența oricărei organizații. O arhivă bine organizată protejează afacerea, respectă cerințele legale și asigură acces rapid la informațiile esențiale.