Arhivarea documentelor în instituțiile publice a evoluat semnificativ. Pe lângă tradiționala arhivare fizică, instituțiile au adoptat și arhivarea electronică, conform normelor tehnice și legislative. Ambele metode sunt complementare și necesare pentru gestionarea eficientă a informațiilor, protejarea datelor și respectarea termenelor de păstrare.

Arhivarea fizică

Arhivarea fizică presupune:

• păstrarea documentelor pe suport hârtie
• organizarea în dosare, registraturi și rafturi speciale
• condiții de depozitare conform normelor arhivistice: temperatură controlată, protecție împotriva incendiilor, umidității și acces limitat

Avantaje:

• vizibilitate directă a documentelor
• conformitate cu legislația existentă pentru documentele originale

Dezavantaje:

• spațiu fizic necesar
• risc de deteriorare fizică
• acces mai lent comparativ cu arhivarea electronică

 

Arhivarea electronică

Arhivarea electronică presupune:

• stocarea documentelor scanate sau generate digital
• utilizarea sistemelor securizate și acces controlat
• păstrarea și gestionarea metadatelor pentru identificarea rapidă a documentelor

Avantaje:

• acces rapid și simultan la documente
• reducerea spațiului fizic ocupat
• facilitarea controalelor și rapoartelor

Dezavantaje:

• necesitatea infrastructurii IT și securității cibernetice
• obligația respectării normelor privind semnătura electronică și arhivarea legală

 

Complementaritatea celor două metode

Instituțiile publice folosesc frecvent ambele metode pentru a combina avantajele fiecăreia:

• documentele originale sunt păstrate fizic conform legislației
• copiile digitale facilitează accesul rapid și distribuția informațiilor
• procesele de selecție, inventariere și predare către arhive sunt accelerate și transparente

Această abordare hibridă respectă atât normele Arhivelor Naționale, cât și cerințele administrației moderne.

Riscuri și bune practici

Principalele riscuri:

• pierderea documentelor fizice sau digitale
• lipsa unui control corespunzător al accesului
• neactualizarea procedurilor interne

Bune practici:

• implementarea unui nomenclator arhivistic actualizat
• definirea clară a responsabililor pentru fiecare tip de arhivare
• verificări periodice și audit intern al proceselor

 

Arhivarea fizică și electronică nu se exclud, ci se completează. Instituțiile publice care implementează ambele metode în mod organizat și conform legislației beneficiază de:

• acces rapid la informații
• protecția datelor și documentelor originale
• conformitate legală și eficiență administrativă