Respectarea legislației arhivistice reprezintă o obligație pentru toate instituțiile și organizațiile care creează și gestionează documente. Verificările efectuate de autoritățile competente urmăresc modul în care sunt organizate, păstrate și administrate documentele.

O pregătire corespunzătoare poate contribui la desfășurarea fără probleme a unui control arhivistic.

Ce verifică autoritățile?

În cadrul unui control arhivistic sunt analizate, de regulă:

• existența nomenclatorului arhivistic;
• organizarea arhivei;
• evidențele documentelor;
• respectarea termenelor de păstrare;
• activitatea de selecționare a documentelor.

Documentația trebuie să fie completă și actualizată.

Cum vă pregătiți pentru control?

Pentru a evita eventualele neconformități, este recomandat să:

• verificați documentele arhivistice existente;
• actualizați evidențele;
• organizați documentele conform normelor aplicabile;
• identificați eventualele probleme înaintea verificării.

Beneficiile unei arhive conforme

O arhivă organizată corespunzător oferă:

• acces rapid la documente;
• reducerea riscurilor administrative;
• respectarea obligațiilor legale;
• desfășurarea eficientă a activităților instituționale.

Un control arhivistic nu trebuie privit ca o provocare, ci ca o oportunitate de verificare a modului în care sunt gestionate documentele organizației. Prin organizare și respectarea cerințelor legale, instituțiile pot demonstra conformitatea și eficiența activităților arhivistice.