Reorganizarea unei instituții începe și cu organizarea documentelor
Schimbările organizatorice fac parte din evoluția oricărei instituții sau companii. Înființarea unor compartimente noi, comasarea serviciilor, modificarea organigramei sau preluarea unor atribuții implică și o analiză atentă a modului în care sunt administrate documentele existente. O reorganizare bine planificată trebuie să includă și măsuri clare privind administrarea și transferul arhivei.
De ce este importantă gestionarea arhivei în timpul reorganizării?
Orice modificare a structurii organizatorice influențează și modul în care sunt administrate documentele.
O gestionare corectă a arhivei contribuie la:
- menținerea continuității activității;
- protejarea documentelor cu valoare administrativă și juridică;
- identificarea rapidă a informațiilor;
- păstrarea evidențelor complete;
- evitarea pierderii sau deteriorării documentelor.
Situații în care este necesară reorganizarea arhivei
Gestionarea arhivei trebuie analizată ori de câte ori apar schimbări importante în cadrul organizației, precum:
- reorganizarea compartimentelor;
- modificarea organigramei;
- fuziunea sau divizarea unei societăți;
- transferul unor atribuții către alte structuri;
- înființarea sau desființarea unor servicii;
- schimbarea sediului instituției sau companiei.
Riscurile unei reorganizări fără o administrare corespunzătoare a arhivei
Ignorarea gestionării arhivei poate conduce la:
- documente pierdute sau greu de identificat;
- dosare incomplete;
- evidențe neactualizate;
- dificultăți în soluționarea solicitărilor;
- întârzieri în cadrul controalelor și auditurilor;
- consum suplimentar de timp și resurse pentru reconstituirea informațiilor.
Exemplu practic
O primărie reorganizează compartimentele de urbanism și investiții într-o singură direcție. În cadrul reorganizării sunt transferate sute de dosare privind autorizații de construire, documentații tehnice și contracte.
Dacă transferul este realizat pe baza unor inventare actualizate și a unor procese-verbale de predare-primire, fiecare document poate fi identificat rapid și activitatea continuă fără dificultăți. În schimb, dacă documentele sunt mutate fără o evidență clară, există riscul ca anumite dosare să fie greu de localizat, ceea ce poate întârzia soluționarea solicitărilor cetățenilor sau desfășurarea unor controale.
Recomandarea specialistului
Reorganizarea unei instituții sau companii este momentul potrivit pentru evaluarea arhivei și actualizarea procedurilor privind gestionarea documentelor. O verificare realizată înainte și după reorganizare reduce riscul apariției neconformităților și facilitează desfășurarea activității în noua structură organizatorică.