Predarea arhivei către un operator autorizat este un proces esențial pentru orice organizație care dorește să-și gestioneze documentele în mod legal, sigur și eficient. O predare corectă nu doar că asigură continuitatea evidențelor, dar previne riscul pierderilor, al amenzilor sau al unor erori operaționale. Iată cum trebuie făcut acest proces pas cu pas, conform normelor în vigoare și celor mai bune practici profesionale.

Înainte ca arhiva să fie preluată de operatorul autorizat, instituția sau compania trebuie să își pregătească documentele în mod corespunzător.

Ce presupune pregătirea:

• Identificarea fondului arhivistic – stabilirea tipurilor de documente, anilor, volumelor și categoriilor.

• Sortarea documentelor – documentele trebuie ordonate cronologic și grupate pe tipuri (contabile, personal, juridice etc.).

• Eliminarea materialelor inutile – duplicate, ciorne, copii nerelevante sau materiale fără valoare arhivistică.

• Verificarea integrității – asigurarea faptul că dosarele sunt complete și nu conțin pagini lipsă.

Această etapă este fundamentală pentru o predare corectă și o preluare eficientă de către operator.

Predarea arhivei către un operator autorizat nu este doar un pas administrativ — este un proces complex ce necesită rigurozitate, respectarea legii și o gestionare profesionistă. O predare corectă asigură protecția documentelor, continuitatea operațională și evitarea riscurilor.

Pentru companiile care vor să se asigure că arhiva lor este în deplină siguranță, colaborarea cu un operator autorizat precum Sidra Leg reprezintă cea mai sigură și legală soluție.