Digitalizarea arhivei poate reprezenta o soluție pentru îmbunătățirea accesului la informații și eficientizarea gestionării documentelor. Digitalizarea nu înseamnă însă doar scanarea unor teancuri de hârtii. Pentru rezultate bune, procesul trebuie planificat și organizat.
Ce înseamnă digitalizarea arhivei?
Digitalizarea presupune transformarea informațiilor existente pe suport fizic într-un format electronic care poate fi stocat, identificat și accesat prin intermediul sistemelor informatice.
Procesul poate include:
- pregătirea documentelor;
- scanarea;
- verificarea imaginilor;
- denumirea fișierelor;
- indexarea;
- organizarea documentelor;
- stocarea;
- stabilirea drepturilor de acces;
- protejarea datelor.
Scopul este ca informația să poată fi regăsită rapid și utilizată eficient.
Când este momentul potrivit pentru digitalizare?
Digitalizarea poate deveni prioritară atunci când:
- volumul documentelor fizice a crescut foarte mult;
- angajații pierd timp căutând dosare;
- documentele sunt utilizate frecvent;
- există mai multe puncte de lucru;
- accesul fizic la documente este dificil;
- organizația dorește eficientizarea activității;
- există riscul deteriorării documentelor;
- este necesară o mai bună gestionare a informațiilor.
O analiză inițială poate ajuta organizația să stabilească ce documente merită digitalizate cu prioritate.
Inventarierea – un pas important înainte de digitalizare
Înainte de scanare este important să fie cunoscut conținutul arhivei.
Inventarierea documentelor poate ajuta la stabilirea:
- tipurilor de documente existente;
- perioadelor;
- volumului;
- priorităților;
- structurii de organizare.
Organizarea documentelor înainte de scanare
Calitatea rezultatului final depinde și de pregătirea documentelor.
Înainte de scanare pot fi necesare activități precum:
- desprinderea elementelor care împiedică scanarea;
- ordonarea documentelor;
- verificarea dosarelor;
- separarea documentelor;
- identificarea documentelor deteriorate;
- stabilirea ordinii de scanare.
O pregătire corespunzătoare reduce erorile și facilitează procesarea ulterioară.
Scanarea nu este suficientă
Un document scanat este util doar dacă poate fi identificat și regăsit. De aceea, digitalizarea trebuie să includă și organizarea fișierelor.
Este important să existe reguli clare privind:
- denumirea fișierelor;
- structura folderelor;
- indexarea;
- asocierea documentelor cu informații relevante;
- controlul accesului.
Un folder care conține mii de fișiere numite „scan001”, „scan002” și „scan003” nu reprezintă o arhivă electronică eficientă.
Indexarea documentelor
Indexarea permite asocierea documentului electronic cu anumite informații care facilitează căutarea.
În funcție de specificul documentelor, pot fi utilizate informații precum:
- numărul documentului;
- data;
- categoria;
- emitentul;
- numărul dosarului;
- perioada;
- alte date relevante.
Cu cât indexarea este mai bine gândită, cu atât documentele pot fi găsite mai rapid.
Digitalizarea eficientă începe cu o arhivă bine cunoscută și bine organizată. Sidra Leg poate sprijini organizațiile în pregătirea și organizarea documentelor pentru arhivare și digitalizare, astfel încât procesul să fie structurat și adaptat nevoilor reale ale organizației.