Arhivarea documentelor nu reprezintă o activitate administrativă secundară, ci o obligație legală fundamentală pentru toate instituțiile publice. Documentele create sau primite în exercitarea atribuțiilor legale constituie dovada activității administrative și trebuie gestionate astfel încât să fie accesibile, protejate și păstrate conform termenelor stabilite.
Activitatea de arhivare în instituțiile publice este reglementată în principal de:
- Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată
- Normele tehnice privind activitatea de arhivă
- legislația specifică domeniilor de activitate (financiar, urbanism, resurse umane etc.)
Aceste acte normative stabilesc obligația instituțiilor de a organiza, gestiona și păstra documentele create, indiferent de suportul acestora.
Instituțiile publice au obligația de a:
- organiza compartimentul de arhivă sau activitatea arhivistică internă
- asigura evidența documentelor prin registre și instrumente specifice
- respecta termenele de păstrare stabilite în nomenclatorul arhivistic
- proteja documentele împotriva deteriorării, pierderii sau accesului neautorizat
Un element central al activității de arhivare este nomenclatorul arhivistic, document aprobat de Arhivele Naționale. Acesta stabilește:
- structura documentelor
- termenele de păstrare
- modul de selecționare și eliminare
Lipsa unui nomenclator avizat sau utilizarea unuia neactualizat poate genera neconformități grave în cazul controalelor.
Arhivarea fizică și condițiile de păstrare
Documentele pe suport hârtie trebuie păstrate în condiții care să asigure:
- integritatea materială
- protecția împotriva umidității, incendiilor și dăunătorilor
- accesul controlat
Spațiile de arhivă trebuie organizate conform normelor arhivistice, iar documentele ordonate, inventariate și etichetate corespunzător.
La expirarea termenelor de păstrare sau în cazul reorganizării instituției, documentele se predau:
- către Arhivele Naționale, pentru cele cu valoare istorică
- către operatori economici autorizați, pentru păstrare și gestionare
Predarea se face pe bază de inventar, proces-verbal și documentație justificativă completă.
Nerespectarea obligațiilor legale privind arhivarea documentelor poate conduce la:
- sancțiuni contravenționale
- blocaje administrative
- imposibilitatea dovedirii unor drepturi sau decizii
- pierderi de informații esențiale
Sidra Leg oferă soluții conforme cu cerințele Arhivelor Naționale, adaptate specificului instituțiilor publice.