Păstrarea necorespunzătoare a documentelor în instituțiile publice poate genera riscuri legale serioase. Aceste riscuri nu afectează doar integritatea informațiilor, ci și conformitatea instituției cu legislația arhivistică și responsabilitatea funcționarilor publici.
Documentele trebuie gestionate corespunzător, indiferent dacă sunt pe suport hârtie sau electronic, respectând termenele și condițiile prevăzute în nomenclatorul arhivistic și în Normele Arhivelor Naționale.
Principalele riscuri legale
- Sancțiuni administrative
- Nerespectarea obligațiilor legale poate atrage avertismente sau amenzi din partea Arhivelor Naționale.
- Responsabilitate penală sau contravențională
- În cazuri grave, pierderea sau distrugerea documentelor oficiale poate implica răspunderea funcționarilor publici.
- Blocaje administrative
- Lipsa accesului la documente corecte afectează luarea deciziilor, raportările și procedurile interne.
- Pierderi de informații importante
- Documentele istorice sau cele cu valoare legală pot fi pierdute dacă nu sunt păstrate conform normelor.
Cauze frecvente ale neconformității
- arhivare improvizată, fără proceduri standard
- lipsa nomenclatorului arhivistic actualizat
- spații de arhivă necorespunzătoare
- instruire insuficientă a personalului
- predarea documentelor fără verificări și inventar corespunzător
Măsuri preventive
- respectarea nomenclatorului arhivistic aprobat
- organizarea și inventarierea corectă a documentelor
- predarea arhivei numai către operatori autorizați sau către Arhivele Naționale
- instruirea periodică a personalului responsabil de arhivă
Aplicarea acestor măsuri reduce riscurile legale și asigură protecția documentelor.
Gestionarea corectă a documentelor este esențială pentru siguranța juridică și funcționarea eficientă a instituțiilor publice. Păstrarea necorespunzătoare a arhivei poate genera sancțiuni, pierderi de informații și blocaje administrative, dar respectarea normelor arhivistice asigură conformitate și protecție legală.