Ce înseamnă arhivarea documentelor?
Arhivarea documentelor înseamnă organizarea, stocarea pe termen stabilit și regăsirea rapidă a informațiilor. Practic, documentele sunt clasificate, indexate și păstrate în condiții care sporesc durabilitatea și confidențialitatea.
- Arhivare fizică – depozitare în spații controlate, cutii standard, etichetare și registre.
- Arhivare digitală – scanare, OCR, indexare și stocare electronică pentru acces instant.
Beneficiile arhivării documentelor pentru companii
- Conformitate legală și pregătire pentru audit.
- Reducerea riscurilor de pierdere, deteriorare sau acces neautorizat.
- Eficiență operațională prin regăsire rapidă și fluxuri standardizate.
- Costuri controlate prin optimizarea spațiului și externalizare.
Arhivare fizică vs. arhivare digitală: cum alegi combinația potrivită
Când prioritizezi arhivarea fizică
- Există obligații de păstrare a originalelor pe termen lung.
- Ai nevoie de lanț de custodie și trasabilitate completă.
- Volum mare de dosare istorice cu utilizare rară.
Când prioritizezi arhivarea digitală
- Echipe distribuite care au nevoie de acces de la distanță.
- Documente tranzacționale și căutări frecvente.
- Automatizări: căutare full-text, etichete, fluxuri de aprobare.
De cele mai multe ori, soluția optimă este hibridă: arhivare documente fizice pentru originale critice și arhivare digitală pentru viteză și colaborare.
Pașii unui proiect de arhivare cu Sidra Leg
- Audit & inventariere – analiză a volumelor, categoriilor și termenelor de păstrare.
- Plan de arhivare – politici, responsabilități, nomenclatoare și proceduri interne.
- Implementare – ambalare, etichetare, transport securizat, scanare și indexare.
- Acces & livrare – regăsire la cerere, consultare în siguranță, livrare fizic sau electronic.
- Monitorizare – rapoarte, trasabilitate, distrugere certificată la expirarea termenelor.
Conformitate legală și securitate
Arhivarea documentelor trebuie aliniată la reglementări și la bune practici de protecție a datelor. Implementăm controlul accesului, jurnalizarea acțiunilor, politici de retenție și procese de distrugere sigură.
- Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) – prelucrarea corectă a datelor personale (eur-lex.europa.eu).
- Norme naționale privind termenele de păstrare și organizarea arhivelor (surse oficiale ale autorităților).
Servicii Sidra Leg
- Arhivare fizică – depozitare, inventariere, consultare la cerere.
- Arhivare digitală – scanare, OCR și indexare pentru acces rapid.
Concluzie
Arhivarea documentelor, realizată profesionist, aduce ordine, viteză și siguranță. O abordare hibridă, adaptată industriei și volumelor tale, scade costurile și crește controlul asupra informațiilor.
Contactează Sidra Leg pentru o evaluare gratuită a situației tale de arhivare.