Arhivarea fizică a documentelor – o responsabilitate esențială pentru instituțiile publice

 

Instituțiile publice gestionează zilnic un volum uriaș de documente: hotărâri, dispoziții, registre, dosare de personal, contracte, documente contabile și multe altele. Dincolo de rolul administrativ, aceste documente reprezintă memoria instituției și trebuie păstrate conform legii, pentru a garanta transparența, continuitatea și siguranța juridică.

 

De ce este importantă arhivarea fizică în sectorul public?

Respectarea legislației

Instituțiile publice sunt obligate prin Legea Arhivelor Naționale și alte acte normative să păstreze documentele pe termene clare – 5, 10, 30 sau chiar 50 de ani, în funcție de natura lor. Nerespectarea acestor obligații poate atrage sancțiuni.

 

Transparență și responsabilitate

Cetățenii și autoritățile de control au dreptul să solicite acces la anumite documente. O arhivă bine organizată permite instituției să răspundă prompt și corect acestor cereri.

Siguranța informațiilor

Documentele fizice originale pot avea valoare juridică și trebuie protejate împotriva pierderii, deteriorării sau accesului neautorizat.

Continuitatea activității

În caz de litigii, audit sau verificări, accesul rapid la documente este esențial pentru a apăra interesele instituției și a demonstra conformitatea procedurilor.

 

Cum ar trebui să abordeze instituțiile publice arhivarea fizică?

Inventarierea și clasificarea documentelor după tipuri (hotărâri, dispoziții, registre, dosare).

Organizarea cronologică și etichetarea corectă pentru acces rapid.

Depozitarea în spații conforme: rafturi metalice, cutii speciale, dosare securizate.

Condiții de siguranță: temperatură și umiditate controlată, protecție împotriva incendiilor și inundațiilor.

Acces controlat doar pentru personalul autorizat.

Externalizarea serviciului către companii specializate de arhivare, pentru a reduce costurile, a elibera spațiul din instituție și a garanta respectarea tuturor normelor legale.

 

Arhivarea fizică și digitalizarea – soluția modernă pentru administrația publică

Deși digitalizarea documentelor devine o prioritate pentru multe instituții, arhivarea fizică rămâne obligatorie pentru documentele originale. Cea mai bună strategie este integrarea celor două: păstrarea în siguranță a documentelor fizice și accesarea lor rapidă printr-un sistem digital.

 

Concluzie

Pentru instituțiile publice, arhivarea fizică a documentelor nu este doar o obligație legală, ci și o garanție a transparenței, bunei guvernări și continuității administrative. O arhivă bine gestionată consolidează încrederea cetățenilor și protejează instituția pe termen lung.