Etapele arhivării fizice

Procesul corect de arhivare presupune:

Crearea nomenclatorului arhivistic – document obligatoriu, aprobat de Arhivele Naționale, care stabilește ce documente se păstrează și pe ce perioadă.

Inventarierea documentelor – se realizează fișe și registre în care fiecare dosar primește un cod unic.

Organizarea și etichetarea – documentele se grupează pe compartimente, ani și tipuri, fiecare cutie fiind etichetată standard.

Depozitarea – se folosesc rafturi metalice, cutii rezistente, spații conforme cu normele. Documentele nu se păstrează în poduri, subsoluri sau spații umede.

Condiții de păstrare – temperatură constantă (18–22°C), umiditate controlată (45–60%), protecție împotriva incendiilor, inundațiilor și dăunătorilor.

Reguli de acces și consultare – doar personalul autorizat poate consulta documentele, fiecare acces fiind înregistrat într-un registru.

Casarea documentelor – documentele se distrug doar după expirarea termenului de păstrare, cu avizul Arhivelor Naționale și prin proces-verbal.